Bonne nouvelle, affréter un avion est plus simple et accessible qu’il n’y paraît ! A condition d’en suivre les étapes et de savoir se faire correctement accompagner, mettre en place un vol spécial se révèle être un formidable outil pour améliorer l’efficacité de vos déplacements en groupe. Quel que soit le nombre de passagers, le but du voyage, le parcours et vos dates de voyage, une solution existe. Du recours à l’aviation d’affaires ou à nos solutions d’affrètement Incentive, en passant par l’affrètement touristique ou un vol pour des sportifs, les options sont illimitées.
Notre métier est de concevoir pour vous la meilleure des solutions d’affrètement, de la mettre en œuvre au gré de vos exigences. En vous accompagnant tout au long du process, nous nous assurons qu’aucun élément-clef n’est laissé au hasard et ce, afin que vous puissiez profiter au maximum de tous les atouts des vols privés (parfois appelés « vols privatisés »)
Que ce soit un groupe de quelques personnes souhaitant un vol spécial à bord d’un jet d’affaires, une équipe sportive jouant à l’extérieur ou vos collaborateurs pour lesquels il faut organiser la logistique dans le cadre de votre exploitation courante ou à titre exceptionnel (séminaire, voyages de récompense, formations), suivez le guide et bon vol !
Comment affréter un avion facilement ? | Photo par Alexandr Bormotin sur Unsplash
Parce que l’aviation ne s’improvise pas, vous trouverez ci-dessous nos conseils et une explication des bonnes pratiques en matière d’affrètement d’aéronefs (avion ou hélicoptère) :
#1 – Expression de vos besoins
Ensemble, nous établissons ou affinons le cahier des charges en triant et priorisant vos contraintes et exigences :
- Origine(s) et destination(s) finale(s) de vos passagers ;
- Budget, en fonction de l’ensemble des contraintes financières du voyage ;
- Quantité de bagages, emport de cargo, dimensions des marchandises ou du matériel ;
- Accueil, services de personnalisation relatifs à la customisation de l’expérience passager ;
- Exigences particulières en termes de sécurité (standards imposés par votre secteur d’activité, conditions posées par votre compagnie d’assurance, par des organisations professionnelles…)
- Tout élément propre à votre situation à prendre en considération : nationalité des passagers et formalités, taxation applicable…
#2 – Elaboration et conception de solutions
Cette phase est clef pour que nous puissions concevoir la meilleure des solutions. Il est ainsi crucial que lors de la phase précédente vous nous communiquiez le maximum d’informations : souplesse sur les dates, recours ou non à des vols réguliers, nécessité de scinder le groupe de passagers, transport de matériel volumineux et/ou lourd… C’est en effet en jouant sur une habile conjugaison de vos besoins avec les opportunités de marché que nous pouvons nous distinguer en vous offrant la solution qui vous convient le mieux, et qui n’est pas nécessairement celle que vous aviez initialement envisagée.
Nos équipes vont alors déterminer une méthode de sélection et se fixer un objectif d’élaboration de solutions viables qui soient les plus pertinentes compte tenu des conditions du marché et de nos prévisions quant à son évolution. Cela aboutit au choix des types d’avions et des transporteurs éligibles, à une sélection de route(s) associées à des date(s) pertinente(s). Ces combinaisons ont vocation à vous apporter une liberté de choisir entre plusieurs alternatives, toutes économiquement viables et qui répondent à votre cahier des charges.
#3 – Mise en concurrence des transporteurs
Sur la base de la stratégie précédemment définie, le travail de mise en concurrence des transporteurs débute. Les compagnies aériennes ont au préalable été l’objet d’une vérification de leurs capacités techniques et financières à pouvoir assurer les missions qu’on pourrait leur confier.
La première étape d’évaluation des offres obtenues par nos expert-e-s consiste à vérifier que toutes les particularités techniques et commerciales ont été prises en considération et particulièrement les aspects opérationnels :
- Compatibilité entre rayon d’action nécessaire et charge offerte demandée
- Performances et caractéristiques compatibles avec les aéroports desservis et les routes empruntées
- Adéquation entre les équipements de navigation de l’aéronef et l’exploitation dans certains espaces aériens
- Horaires d’ouverture des aéroports, un risque de refus existe-t-il ? Un coût supplémentaire est-il à prévoir ?
- Droits de trafic : quelle probabilité d’obtention ? Comment atténuer les risques de refus ?
- …
#4 – Rédaction des offres et sélection par le client
Une fois ces vérifications faites, l’expert-e qui vous est désigné-e se chargera d’établir une offre complète en hiérarchisant les différentes alternatives au regard de vos exigences et de la priorité que vous attribuez à chacune d’entre elles. Elle/il aura à cœur de mettre en avant les éléments de l’offre qui relèvent une importance majeure et qu’il convient de bien prendre en considération avant de prendre votre décision. Il est en effet fréquent que certains aspects comme le cours du fuel, le montant des redevances, le coût de la prime d’assurance ou même les frais de positionnement qui sont utilisés pour les calculs du devis d’affrètement ne soient pas à des valeurs fiables compte tenu des évolutions du moment. Ainsi, le prix qui vous est facturé se voit réévalué à posteriori de la signature du contrat d’affrètement.
#5 – Négociation exclusive des termes du contrat
Ainsi, une fois qu’un premier filtre de solutions est appliqué, l’expert-e va rentrer en négociation avec un nombre restreint de compagnies candidates à assurer la mission pour votre compte. La discussion s’engagera autour du prix, de ce qu’il comprend, du service associé comme la restauration à bord ou la franchise bagages. Les conditions d’annulation ou de prise en charge des passagers en cas d’aléas d’exploitation seront également évaluées de près. Cet aspect est différenciant, nous mettons en œuvre notre expertise pour envisager toutes les situations opérationnelles qui pourraient avoir un impact sur votre projet. Pour réduire le risque, nous négocions parfois des garanties de régularité ou de prise en charge en cas d’aléas d’exploitation. Cela passe par des solutions de sous-affrètement ou un aménagement des horaires qu’il convient de prévoir le plus en amont possible avec le(s) transporteur(s) retenu(s). Après vous avoir dressé un panorama complet des résultats obtenus, nous vous faisons nos recommandations en vous présentant les avantages de chacune des solutions et les éventuels risques associés.
#6 – Préparation des vols
Cette phase est cruciale car elle permet d’anticiper tous les aspects de l’affrètement. Cela permet d’éviter les oublis ou les erreurs de communication qui pourraient, le jour du vol provoquer un retard, un changement de programme ou dégrader l’expérience de voyage de vos passagers.
- De votre côté… Cette phase est celle au cours de laquelle vous pouvez laisser libre cours à vos envies pour renforcer ou personnaliser au mieux l’expérience de voyage pour vous et vos passagers. De nombreuses options de personnalisation vous sont proposées. Certaines sont gratuites, d’autres non. De l’affichage de votre marque sur les écrans d’aéroports à une restauration à la carte préparée par un chef étoilé en passant par un accueil de vos passagers au pied de la passerelle, la gamme de ces services est aussi longue que variée.
- De notre côté… En parallèle de vous proposer les options de personnalisation évoquées plus haut, notre tâche consiste à nous assurer que tout ce qui est fondamental à la réussite de votre affrètement est correctement formulé et confirmé : autorisations diverses, créneaux d’aéroports, droits de trafic, particularités liées à la prise en charge des passagers…
Ce travail de coulisse, vous n’en entendrez pas parler hormis si votre intervention devient nécessaire pour accompagner certaines démarches (par exemple, la demande de droit de trafic doit être accompagnée des coordonnées des ‘receiving parties’) ou si un choix doit être fait entre des situations qui se présentent. A nouveau, notre travail sera alors de vous accompagner en dressant une liste des différents avantages et des éventuels risques que représentent chacune des alternatives. Notre rôle consiste à vous accompagner à travers toutes les étapes qui aboutissent à un affrètement d’avion réussi. A l’issue de cette phase, nous vous communiquons un briefing complet qui résume le déroulement du/des vol(s).
#7 – Suivi des vols sur place et à distance
Dans le but d’anticiper les conséquences d’un aléa technique majeur qui pourrait compromettre la ponctualité de vos vols, nous nous inscrivons à nouveau dans une démarche d’anticipation. 24 heures avant l’heure de départ prévue de votre 1er vol, nous réalisons un tour du marché pour connaître les disponibilités des avions de taille similaire, aux performances similaires à celui que vous avez réservé. En cas d’avarie technique majeure, nous saurons ainsi proposer sans délais les solutions les plus pertinentes pour reprendre votre voyage sans délais.
Le jour du départ, nous arrivons tôt à l’aéroport pour vérifier la bonne prise en compte des derniers éléments du vol : version correcte de la liste des passagers, choix des sièges, affichage sur les écrans… Nous vous communiquons dès que possible la zone ou les comptoirs attribués à l’enregistrement des passagers et de leurs bagages. L’information est parfois disponible la veille, parfois quelques heures avant seulement.
Pendant l’enregistrement, avec votre représentant nous veillons au bon déroulement des opérations et que les passagers prévus soient tous pris en compte avant la fermeture de l’enregistrement. En parallèle, après avoir surveillé la progression du vol de positionnement de l’avion, nous faisons en sorte d’être présent ou représenté à son arrivée à son poste de stationnement afin de pouvoir contrôler au plus vite la correcte exécution des commandes relatives au service à bord (service de boissons, repas, presse, éléments de personnalisation telles que les têtières, annonce à bord, distribution d’éléments promotionnels…). Pendant le vol aller, à destination, pendant le vol retour, nous restons votre interlocuteur unique, joignable à tout moment pour toute question, tout changement etc.
#8 – Rapport post-vols et contrôle qualité
A l’issue des vols, nous menons une enquête de qualité auprès du transporteur, des sociétés aéroportuaires, des divers prestataires, de nos équipes présentes aux aéroports ou à bord et, bien entendu auprès de vos représentants sur le terrain. Le but est en premier lieu de vérifier la conformité mais aussi d’appréhender les éventuelles irrégularités, d’en trouver les origines, d’en tirer des leçons. Ce travail est fondamental, d’autant que les transporteurs n’ont que rarement l’occasion de mener ce genre d’exercice.
Le rapport que nous établissons reprend ainsi tous les aspects du projet. Lors de son envoi, il est accompagné d’un questionnaire de satisfaction pour revêt pour nous une importance fondamentale.
